Termine und Kalender in assisto

Kurzüberblick

Im Terminkalender verwalten Sie Termine, Buchungszeiten, Gruppentermine und Abwesenheiten. Sie erreichen den Kalender über die Kachel Termine im Dashboard oder über das Kalendersymbol in der linken Navigation.

Termine können einzeln angelegt oder über Buchungszeiten für einen längeren Zeitraum erstellt werden.

Worum geht es?

Der Terminkalender zeigt geplante und buchbare Termine. Darüber können Beratende neue Termine erstellen, bestehende Termine öffnen und bei Bedarf anpassen.

Je nach Einrichtung können Klient*innen Termine selbst buchen. Termine sind standardmäßig bis 24 Stunden vor Terminbeginn buchbar, sofern keine andere Einstellung hinterlegt wurde.

Was bedeutet das für Klient*innen?

Klient*innen sehen nur Termine, die für sie buchbar sind. Ob ein Termin buchbar ist, hängt von den jeweiligen Einstellungen ab.

Wichtig sind vor allem diese Punkte:

• Buchbare Termine können von Klient*innen ausgewählt werden.
• Gruppentermine sind nur sichtbar, wenn sie für ratsuchende Personen freigegeben sind.
• Abwesenheiten verhindern, dass in dieser Zeit Termine angeboten werden.
• Bei automatischer Terminbestätigung wird ein gebuchter Termin direkt bestätigt.

So gehen Sie vor

1. Öffnen Sie die Kachel Termine im Dashboard.
2. Alternativ öffnen Sie den Kalender über das Kalendersymbol in der linken Navigation.
3. Klicken Sie auf das Plussymbol oder auf einen freien Zeitpunkt im Kalender.
4. Wählen Sie aus, ob Sie einen Einzeltermin, Gruppentermin oder Blocker erstellen möchten.
5. Tragen Sie Datum, Uhrzeit, Terminart und weitere erforderliche Angaben ein.
6. Speichern Sie den Termin.

Buchungszeiten erstellen

Über Buchungszeiten können Sie mehrere Termine gleichzeitig anlegen. Das ist hilfreich, wenn Sie regelmäßige Zeitfenster für Beratungen anbieten möchten.

Sie können Buchungszeiten für einen Zeitraum von 1, 2, 4 oder 8 Wochen erstellen. Innerhalb dieser Zeiten werden die passenden Termine im Kalender angelegt.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Terminkalender.
2. Öffnen Sie das Menü über die drei senkrechten Striche.
3. Wählen Sie Buchungszeiten aus.
4. Aktivieren Sie die gewünschten Wochentage.
5. Wählen Sie die passende Leistung aus.
6. Tragen Sie Start- und Endzeit ein.
7. Speichern Sie die Buchungszeiten.

Gruppentermine erstellen

Gruppentermine können für mehrere Personen geplant werden. Sie können intern genutzt oder für Klient*innen buchbar gemacht werden.

Damit Klient*innen einen Gruppentermin buchen können, muss die Option buchbar für Ratsuchende aktiviert sein.

Nach dem Speichern können Sie Teilnehmende hinzufügen. Dabei können einzelne Klient*innen oder bereits angelegte Gruppen ausgewählt werden.

Abwesenheiten eintragen

Abwesenheiten legen fest, wann keine Termine angeboten werden sollen. Sie werden im Kalender hinterlegt.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie den Terminkalender.
2. Öffnen Sie das Menü über die drei senkrechten Striche.
3. Wählen Sie Abwesenheit aus.
4. Klicken Sie auf das Plussymbol.
5. Tragen Sie Startdatum, Enddatum und Bezeichnung ein.
6. Speichern Sie die Abwesenheit.

Wichtige Hinweise

Ein Termin ist für Klient*innen nur sichtbar, wenn er entsprechend freigegeben oder über Buchungszeiten angelegt wurde.

Gruppentermine können auch intern genutzt werden. Für Klient*innen sind sie nur buchbar, wenn die entsprechende Option aktiviert ist.

Wenn mehrere parallele Termine angeboten werden, wird ein paralleler Termin automatisch entfernt, sobald ein Termin zur gleichen Uhrzeit gebucht wurde.