Datenschutz im zone35 Support Portal

Kurzüberblick

zone35 betreibt das zone35 Support Portal. Für die technische Bereitstellung nutzt zone35 Freshworks als Dienstleister.

Wenn Kund*innen im Support Portal einen Account erstellen oder Supportanfragen einreichen, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Für die Verarbeitung der Supportdaten besteht zwischen zone35 und Freshworks ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Datenhaltung erfolgt in Europa.

Worum geht es?

Im Support Portal können Kund*innen einen Account erstellen, Supportanfragen einsehen und die Kommunikation mit dem Support verwalten.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und E-Mail-Adresse
• Zugangsdaten für den Portal-Account
• Inhalte aus Supportanfragen
• Antworten, Kommentare und Anhänge
• technische Informationen, die für Betrieb, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich sind

zone35 ist für die Verarbeitung dieser Daten im Support Portal verantwortlich. Freshworks stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet die Supportdaten im Auftrag von zone35.

Rolle von zone35 und Freshworks

zone35 entscheidet über den Einsatz des Support Portals und über die Zwecke der Verarbeitung. Dazu gehört zum Beispiel, dass Kund*innen Supportanfragen stellen und ihre Anfragen im Portal verwalten können.

Freshworks verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung des Portals. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung und nach den darin geregelten Weisungen.

Was bedeutet das für Kund*innen?

Kund*innen können einen Account im Support Portal erstellen. Der Account dient dazu, Supportanfragen und die Kommunikation mit zone35 übersichtlich zu verwalten.

Dabei gilt:

• Die Daten werden zur Bereitstellung und Nutzung des Support Portals verarbeitet.
• Supportinhalte werden von zone35 zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage genutzt.
• Freshworks verarbeitet Supportdaten als technischer Dienstleister im Auftrag von zone35.
• Kund*innen sollten nur Informationen angeben, die für die Bearbeitung ihres Anliegens erforderlich sind.

Datenhaltung in Europa

Die Datenhaltung für das zone35 Support Portal erfolgt in Europa.

Freshworks stellt Informationen zu Datenschutz, Auftragsverarbeitung, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Unterauftragnehmern bereit. Für internationale Datenübermittlungen sieht das DPA Schutzmechanismen wie vertragliche Regelungen und Standardvertragsklauseln vor, sofern diese erforderlich sind.  

Schutz der Daten

Freshworks verpflichtet sich im Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu technischen und organisatorischen Maßnahmen. Diese sollen personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder unzulässiger Offenlegung schützen.  

Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen zur Vertraulichkeit verpflichtet sein. Unterauftragnehmer dürfen nur nach den Regelungen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung eingesetzt werden.  

Rechte von Kund*innen

Kund*innen haben im Rahmen der geltenden Datenschutzregeln Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Dazu können Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gehören.

Anfragen zu personenbezogenen Daten im zone35 Support Portal richten Kund*innen an zone35. Freshworks unterstützt zone35 dabei im Rahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Wichtige Hinweise

Kund*innen sollten in Supportanfragen keine unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Daten angeben.

Anhänge sollten nur hochgeladen werden, wenn sie für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich sind.

Der Account im Support Portal dient der Verwaltung von Supportanfragen und der Kommunikation mit zone35.